Nakon objave rezultata natječaja, odabrani studenti na internet stranicama stranog sveučilišta moraju pronaći dio koji se odnosi na dolazne studente (Incoming students). U tom dijelu nalaze se svi dokumente potrebni za prijavu na strano sveučilište. Studenti moraju popuniti te dokumente te ih proslijediti u Službu za međunarodnu suradnju Sveučilišta u Dubrovniku, a Služba će nakon toga nominirati studente na strano sveučilište.

Ugovor između  matičnog sveučilišta i studenta

Prije početka mobilnosti Sveučilište je dužno sklopiti sa studentom ugovor kojim se reguliraju međusobna prava i obveze vezane za boravak u inozemstvu.

Priznavanje ECTS-a i razdoblja mobilnosti

Svi studenti koji žele otići na razmjenu, dužni su proučiti i u dogovoru s Erasmus koordinatorom i pročelnikom odjela usporediti studijske programe matičnog i inozemnog sveučilišta te izabrati kolegije koje bi mogli slušati i polagati u inozemstvu. Studentima se preporučuje da pažnju obrate na jezik na kojem se izvodi nastava.

Prije odlaska na mobilnost, a na temelju navedenog, sa odabranim studentima se sklapa Sporazum o priznavanju razdoblja mobilnosti (Learning agreement), u kojem će biti naveden popis kolegija koje će student pohađati na inozemnoj ustanovi uz pripadajući broj ECTS bodova. Sklapanjem ovog ugovora jamči se priznavanje ECTS bodova stečenih tijekom mobilnosti u inozemstvu, kao i razdoblje provedeno na inozemnoj instituciji.

Svaka izmjena/nadopuna dokumenta Learning Agreement moguća je ukoliko za to postoje objektivni razlozi i to mjesec dana od dolaska studenta na stranu visokoškolsku ustanovu. Svaka naknadna izmjena/nadopuna koja se pokaže nužnom treba se dogovoriti između sve tri strane, te unijeti u Learning Agreement što prije.

Erasmus koordinator

Studenti koji žele ići na studentsku razmjenu  se mogu obratiti pročelniku odjela i Erasmus koordinatoru s pitanjima vezanima uz odabir programa studija na stranome sveučilištu te uz njegovu pomoć ispuniti Ugovor o priznavanju razdoblja mobilnosti.

Na Sveučilištu u Dubrovniku Erasmus koordinatoricom je imenovana Nikolina Potrebica (nikolina.potrebica@unidu.hr).

Studentska viza

Studenti su dužni sami  zatražiti vizu za boravak u inozemstvu u svrhu studiranja (ukoliko je primjenjivo). Student zahtjev za vizu, uz svu ostalu potrebnu dokumentaciju koju konzularni ured zahtijeva, predaje nadležnom konzularnom uredu u Republici Hrvatskoj nakon primanja prihvatnoga pisma s inozemnog sveučilišta.

Popis stranih diplomatskih misija i konzularnih ureda u Republici Hrvatskoj dostupan je na stranicama Ministarstva vanjskih poslova i europskih integracija.

Zdravstveno osiguranje

Student je dužan sam sklopiti zdravstveno osiguranje koje vrijedi za vrijeme boravka u inozemstvu. Na stranicama stranih sveučilišta i u uredima za međunarodnu suradnju stranih sveučilišta studenti se mogu informirati postoji li na stranome sveučilištu osiguranje za studente na razmjeni (neka strana sveučilišta imaju pakete osiguranja koji su obavezni). U slučaju da takva mogućnost ne postoji studenti mogu sklopiti osiguranje u nekome od osiguravajućih društava u Hrvatskoj.

Preslik sklopljene police osiguranja student je dužan dostaviti Uredu za međunarodnu suradnju Sveučilišta u Dubrovniku.

Školarina i ostale naknade

Erasmus studentima ne smije se naplaćivati školarina na stranim visokoškolskim ustanovama kao niti bilo kakve druge naknade koje se ne naplaćuju niti matičnim studentima poput prijave ispita, korištenja laboratorija, interneta, knjižnice itd. Naknada se može zatražiti, kao i kod matičnih studenata, samo za neke usluge poput fotokopiranja, osiguranja itd.

Studenti ostaju upisani na svojoj matičnoj ustanovi za vrijeme trajanja razdoblja mobilnosti i dužni su nastaviti plaćati školarinu ukoliko spadaju u kategoriju studenata koji sami financiraju svoj studij.

Mrežna jezična potpora – Online Language Assessment

Svi studenti odabrani za mobilnost dužni su provesti OLS testiranje razine znanja jezika na kojem će se odvijati nastava na inozemnoj instituciji, i to na početku i na kraju razdoblja mobilnosti. Trenutno dostupni jezici u OLS sustavu su: engleski, francuski, talijanski, njemački, španjolski, nizozemski, češki, danski, grčki, poljski, portugalski i švedski.

Ovisno o postugnutoj razini znanja jezika, moguće je studentima dodijeliti i pohađanje online tečaja stranog jezika.

Isplata financijske potpore

Sveučilište u Dubrovniku isplaćuje studentima 80% iznosa financijske potpore prije početka mobilnosti, a preostalih 20 % nakon što predaju završno izvješće.

Financijska potpora je iskazana u eurima, a Sveučilište u Dubrovniku, sukladno hrvatskom zakonodavstvu, isplaćuje financijsku potporu krajnjim korisnicima na žiro račun u kunskoj protuvrijednosti.

Završno izvješće

Po povratku na matično sveučilište studenti  su dužni Sveučilištu (Uredu za međunarodnu suradnju) dostaviti sljedeće:

• Izjavu inozemne visokoškolske ustanove (Statement of Host Institution) – standardni obrazac kojim se potvrđuje točna dužina boravka na dotičnoj inozemnoj visokoškolskoj ustanovi
• Prijepis ocjena (Transcript of Records) – popis svih kolegija koje je student pohađao s pripadajućim ocjenama/ECTS bodovima ukoliko je student pristupio ispitu
• Završno izvješće – izvješće se ispunja elektronskim putem